Getting Things Done: il mio sistema (prima parte) [strategievincenti.net]
Nel Getting Things Done (abbreviato GTD) ognuno, a seconda delle proprie esigenze, abitudini ed inclinazioni, si crea su misura il proprio sistema. In questi articoli (per la lunghezza dell’argomento, l’ho suddiviso in 3 parti) descriverò il mio sistema GTD, frutto di 3 anni di prove e ottimizzazioni (e che comunque continua ad evolvere tuttora). Esso funziona per me, non è detto che valga anche per qualcun altro. Ritengo tuttavia che sia utile condividerlo, in quanto si tratta di un caso reale e pratico. Più volte mi è stato chiesto, di cosa si trovi effettivamente nelle mie liste e anche questo farò vedere nella serie di articoli che segue. Penso che ciò possa essere interessante per i neofiti, ma che possa dare qualche spunto anche a coloro che sono già degli “adepti” del GTD.
Per ovvi motivi di riservatezza, mia e altrui, ho dovuto rendere anonime alcune parti di qualche lista.
Il sistema GTD può essere di tre tipi:
- Cartaceo, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente su carta
- Digitale, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente in modo digitale
- Ibrido, una via di mezzo dei primi due tipi, come per esempio scrivere le liste al computer e poi stamparle per gestirle su carta.
Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e nello specifico alla sottocategoria mobile.
Il tutto è cominciato nel 2003, ero responsabile della manutenzione di un’industria di processo e me ne andavo in giro per l’impianto e prendevo appunti sulle cose da fare su alcuni foglietti volanti. Questi foglietti li tenevo in tasca, ma ben presto sono diventati ingombranti, perché avevano assunto ormai la consistenza di un blocchetto. Oltrettutto me li portavo anche a casa, perché anche fuori dallo stabilimento mi capitava (e mi capita tuttora) che mi venisse in mente qualcosa che fosse necessario fare o qualche buona idea. Insomma il blocco di foglietti era diventato ingombrante e poco pratico, avevo bisogno di un qualcosa di sempre disponibile e flessibile nell’utilizzo. È così che decisi di comperare ciò che ora per me è uno strumento indispensabile: il mio primo palmare. I grossi vantaggi del palmare sono:
- è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a portata di mano e si accende immediatamente, non ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)
- metti le informazioni immediatamente al posto giusto
- hai sempre tutte le informazioni con te
- puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC
- in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un backup di tutte le informazioni su una scheda di memoria rimovibile (ovviamente il ripristino di tali dati dalla stessa scheda di memoria è altrettanto veloce). Il software che io uso è BackupBuddy della Bluenomad
Io non mi separo mai dal mio palmare, ce l’ho sempre con me: al lavoro, nel tempo libero, a casa, anche e soprattutto quando vado… al bagno. =:-O
L’idea dei foglietti prima, e del palmare poi, era quella di prendere nota delle mille cose da fare, onde non dimenticarmele e per sgomberare la mente e ridurre lo stress; allo scopo del GTD cioè ci ero già arrivato, mi mancava soltanto un processo valido per realizzarlo. Un mesetto dopo l’acquisto del palmare, il caso volle (o è stato forse la legge dell’attrazione ?) che, mentre cercavo del software per il palmare, mi imbattessi nel GTD Add-in per Outlook. Fui incuriosito sia dalla sigla (che non mi diceva niente), sia dal fatto che ignoravo l’esistenza della possibilità di installare degli add-in in Outlook. Dopo qualche approfondimento su internet mi sono subito comperato la versione tedesca del libro di David Allen “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza” e così mi sono dato da fare con l’implementazione del metodo.
Software
Per la gestione delle mie liste GTD ho acquistato il software Bonsai della Natara, trattasi di un outliner, cioè un programma per gestire delle liste nidificate. E’ stato finora il miglior investimento in un software di qualsiasi tipo che io abbia fatto (se ricordo bene è costato una quarantina di dollari). I punti di forza del Bonsai sono innumerevoli:
- applicazione sia per il palmare che per il PC
- le liste possono essere modificate sia sul PC che sul palmare e poi possono essere facilmente sincronizzate
- possibilità di creare dei links tra la singola voce di una lista (item) e un’attività (todo) del calendario, oppure con un’evento del calendario, oppure con un’altra lista
- la presenza di categorie sia per le liste stesse, che per le singole voci delle liste
- la presenza di keywords per le singole voci delle liste
- la possibilità di impostare una scadenza
- la possibilità di assegnare una risorsa
- la possibilità di colorare le singole voci (items) di una lista secondo determinati criteri (categoria o scadenza)
- la presenza di una funzione di filtro programmabile
- la presenza della funzione di ordinamento crescente/decrescente programmabile
- la possibilità di inserire note
- un valido forum di supporto online
per citare soltanto quelli che apprezzo io. Faccio notare che il Bonsai viene venduto anche soltanto come programma per il PC, non è cioè necessario possedere un palmare. Esso è in grado di interfacciarsi con Outlook per quanto riguarda gli eventi e le attività . Mi sento perciò di consigliarlo a chiunque voglia implementare la metodologia Getting Things Done. N.B: consiglio il Bonsai in modo totalmente disinteressato, in quanto il link è non affiliato, ma completamente convinto perchè adoro questo programma.
Le mie liste ( finalmente 
)
Come ho accennato prima, il Bonsai permette di definire a quale categoria appartiene una lista, per questo motivo il mio sistema è suddiviso in 5 categorie:
Actions (Azioni)
Business (Lavoro)
Personal (Privato)
Where (Luoghi)
Who (Persone)
Perdona l’impostazione anglofona del mio sistema, ma io ho studiato sulla versione tedesca del libro e poi ho approfondito su articoli online in lingua inglese.
Nella seconda parte passerò in rassegna le singole categorie di liste appena elencate.
Compra online il libro sul Getting Things Done (GTD) di David Allen:
Tags: Getting Things Done, GTD, produttività personale
Original post here: Alexander
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